Digitaal werken – Verslag bijeenkomst Brabantse Delta

Het is de 11e van de 11e van de 11e en dat landgoed Bouvigne vandaag de ideale locatie is voor een inspirerende themabijeenkomst, is al snel duidelijk. Tegen de achtergrond van een historisch kasteel dat vandaag in het teken staat van een carnavaleske bruiloft, doemt het prachtige, moderne kantoor van Waterschap Brabantse Delta op. Een architectonisch hoogstandje dat liefhebbers van flexibel werken doet watertanden. Achter deze deuren schuilt een koploper en expert op het gebied van digitaal werken. Vanzelfsprekend kan Waterschap Brabantse Delta in de Week van Het Nieuwe Werken niet ontbreken.

Er  komt een gevarieerd gezelschap af op de themabijeenkomst. Brabantse Delta heeft dan ook een verhaal dat voor verschillende organisaties van groot belang kan zijn. Arend van der Meer, Afdelinghoofd Facilitaire Zaken bij Waterschap Brabantse Delta, is duidelijk: “Als organisaties met digitaal werken willen starten, vereist dat veel gedegen voorbereiding. En waar wij onze neus al eens hebben gestoten, hoeven zij dat niet opnieuw te doen. Met kennisdeling op dit gebied verrijken wij elkaar.”

Complex project
Voor Waterschap Brabantse Delta begon de overstap naar digitaal werken vanuit een verhuizing naar een nieuw centraal kantoor. Door alle keuzes die in het kader van de nieuwbouw gemaakt moesten worden, kwamen ook flexibel – en digitaal werken aan de orde. Dat zou bedrijfsprocessen ondersteunen en zorgen voor transparantie, maar ook de interne communicatie en samenwerking verbeteren en ruimtebenutting optimaliseren. Waterschap Brabantse Delta stond op dat moment aan de vooravond van een enorm complex project, dat zich over de gehele organisatie zou uitstrekken.

Delta Digitaal
Om volledig en vanuit de gehele organisatie over te stappen op digitaal werken, was een nieuwe manier van werken nodig; van productgericht naar procesgericht. Maar minstens zo belangrijk was een nieuwe manier van denken bij alle werknemers. Die trend werd al in het oude gebouw ingezet. Volgens Helen Leyte, projectleider van Delta Digitaal, was dat een bewuste keuze: “Als je nu al een fundament legt voor digitaal werken en digitaal archiveren, is men na de verhuizing snel gewend. Daarom werden werknemers zo vroeg mogelijk bij het project betrokken.” Het werd al snel duidelijk dat er vooral behoefte was aan een helder documentstructuurplan; in verband met wetgeving, maar ook voor collega’s die gebruikmaken van hetzelfde systeem. Helen Leyte: “Op procesniveau hebben we alle processen met bijbehorende documenttype in kaart gebracht. Dat was één van de moeilijkste aspecten van het project.”

Inrichten van digitaal werken
Waterschap Brabantse Delta kan terugkijken op een geslaagd project en de gehele organisatie werkt nu digitaal. Dat klinkt logisch, maar is minder vanzelfsprekend dan het lijkt. Want hoe richt je digitaal werken goed in? Hoe school je de diverse afdelingen bij? En hoe beperk je de administratieve last voor je werknemers? Gehoorde kreten tijdens interne vergaderingen waren: “Ik ben hier te duur voor!” of “Dit is niet mijn werk!”, maar ook: “Wat kunnen we nu gemakkelijk dossiers vinden!” Arend van der Meer vergelijkt het met de supermarkt: “Vroeger werden de sperziebonen voor jou in een zakje verpakt, maar tegenwoordig doe je dat zelf. Zo is het ook met digitaal werken: misschien is het voor een werknemer individueel iets meer werk, maar voor een organisatie als geheel is het veel efficiënter.”

Reacties themabijeenkomst
Voor de bezoekers van de themabijeenkomst is het verhaal van Brabantse Delta en de daarop volgende rondleiding door het gebouw zowel inspirerend als overweldigend. Het maakt in elk geval de tongen los:
-    “Heel verstandig dat jullie de werknemers er zo tijdig bij betrokken hebben!”
-    “Ik vind het mooi dat jullie het nieuwe gebouw niet alleen goed benutten, maar ook de uitstraling meegeven van je visie.”
-    “Deze manier van werken vraagt om compleet andere manier van leidinggeven: sturen op vertrouwen.”
-    “Leuk, dat digitaal en flexibel werken, maar bespaar je nu eigenlijk ook op kantoorkosten? Dat hoor je vaak als argument, maar klopt dat wel?” Daar kan Arend van der Meer heel kort over zijn: “Jazeker. Omdat we werken op basis van een flexconcept, werd het aantal werkplekken teruggebracht van 373 naar 255. En hoewel de kosten per werkplek hoger werden, gingen de kosten per werknemer daardoor omlaag. Bij kantoorartikelen zijn de kosten zelfs bijna gehalveerd! Papier begint nu ook te komen. Mij valt op: na gewenning komt de besparing.”

Do’s en don’ts
Misschien wil uw organisatie ook starten met digitaal werken, maar weet u niet precies waar u moet beginnen. Binnenkort lanceert Waterschap Brabantse Delta daarom een speciale website. Hierop staat hoe zij het digitale wiel hebben uitgevonden, zodat u dat niet opnieuw hoeft te doen. Houdt ODINN in de gaten voor meer informatie over deze website. Hieronder vindt u alvast een aantal do’s en dont’s van Brabantse Delta:

Do’s
- Betrokkenheid en voorbeeldfunctie MT
- Voldoende budget
- Investeren in gebruikersgemak
- Enthousiast projectteam
- Managen van projectgrenzen
- Snel luisteren, bespreken en actie ondernemen
- Veel faciliteren
- Maatwerk per afdeling, maar generiek systeem
- Intensieve nazorg
- Maak leidinggevende verantwoordelijk
- Successen vieren
- Denk aan stroomvoorziening: een noodaggregaat is geen overbodige luxe

Don’ts
- Te veel externen inhuren
- Kiezen voor een standaard aanpak
- Uitgangspunten vooraf niet goed vaststellen
- Technische problemen onderschatten
- Projectsystematiek verwaarlozen
- Werknemers niet goed genoeg motiveren om snel om hulp te vragen

Lees ook het verslag van de bijeenkomst over Het Nieuwe Werken bij Gemeente Oss.