De stille revolutie – Verslag Het Nieuwe Werken bij Gemeente Oss

Hoe slaagde Gemeente Oss erin om haar ambtenaren op een hele nieuwe manier te leren werken? En hoe past Het Nieuwe Werken in het bredere plaatje van duurzaamheid? Gemeente Oss verwelkomde ons op 7 november (tijdens de Week van Het Nieuwe Werken) en liet ons horen én zien hoe zij het aangepakt hebben.

Gemeente Oss streeft duurzaamheid na op allerlei vlakken. Denk bij duurzaamheid aan de 3 P’s: People, Planet, Profit. Daarom was het naast de verbouwing naar een duurzaam gebouw ook belangrijk om aandacht te besteden aan duurzaam gedrag, bijvoorbeeld aan de hand van duurzame mobiliteit en gebruik van Fairtrade producten.

Duurzame mobiliteit
In het kader van het bedrijfsvervoersplan besloot Gemeente Oss in 2010 de vergoeding van dienstkilometers af te schaffen. Dit lijkt een radicale beslissing en was beslist een grote aanpassing voor de medewerkers. Maar Gemeente Oss communiceerde ruim op voorhand over het waarom en voorzag onmiddellijk alternatieve oplossingen. Zo konden medewerkers voortaan gebruik maken van poolauto’s en werd OV-gebruik gestimuleerd. Verder werden ook het betaald parkeren (eerste 120 gratis, de rest betalen) en het persoonsgebonden budget ingevoerd (belastingvoordeel bij gebruik van fiets of OV). Door deze aanpak werd de auto minder aantrekkelijk en werden de fiets, het OV en poolauto’s juist meer aantrekkelijk als vervoermiddel. Kanttekening hierbij is dat bij de Gemeente Oss het meeste zakelijke verkeer binnen Oss zelf plaatsvindt. Daarom was het hier juist heel haalbaar om met fietsen en poolauto’s aan de slag te gaan.

De omschakeling naar Het Nieuwe Werken
Duurzaamheid kreeg invulling door de vernieuwing van het gebouw en het invoeren van duurzame mobiliteit, maar ook door Het Nieuwe Werken. Voor de omschakeling werden naast de werkgroep over het kantoorconcept ook andere werkgroepen samengesteld zoals een regiegroep over het gedrag van de medewerkers, een werkgroep digitalisering en archivering en een werkgroep facilitair/ICT.

Minder plekken, meer functionaliteit
Het oude gebouw was te verspillend: bepaalde plekken werden nooit gebruikt, andere 1 dag per week. Zo bleek uit een activiteitenmeting dat 40% van de werkplekken onbezet bleven. Het was dus zeker mogelijk om na de ‘vernieuwbouwing’ minder bureaus te voorzien. Er werd gekozen voor activiteitgerelateerde werkruimtes. Dat is niet hetzelfde als flexplekken. Terwijl bij het eerste concept elke ruimte een bepaalde functie heeft, gaat het bij het tweede om bureaus in een open ruimte.

In de praktijk
Wie een kijkje neemt bij de Gemeente Oss ziet meteen hoe een activiteitgerelateerde werkomgeving succesvol in de praktijk toegepast wordt: in knusse lounges kunt u even informeel overleggen met uw collega’s of rustig bellen, voor een meeting kunt u naargelang de gewenste discretie een open of gesloten vergaderruimte kiezen, een ‘leeshoek’ maakt het mogelijk de actuele kranten te raadplegen, een internetcafé-achtige setting maakt het mogelijk even snel uw mails te checken tussen 2 vergaderingen door, op open werkplekken kunt u met meerdere collega’s samen zitten, maar voor werk dat meer concentratie vraagt kunt u ook een gesloten bureau kiezen voor 1 of 2 personen. Verder heeft elke medewerker een eigen locker, postvakje, een metertje legplank en een handig koffertje op wieltjes.

De boer op
Wat is een betere manier om medewerkers te overtuigen van een nieuwe werkwijze, dan ze het met eigen ogen te laten zien? Alle medewerkers van Gemeente Oss hebben de kans gekregen om met een bus op bezoek te gaan bij andere bedrijven die Het Nieuwe Werken toepassen, zoals Interpolis en GGD. Zo konden ze met eigen ogen zien hoe het er bij andere organisaties aan toe gaan en vragen stellen. Op de terugreis kregen ze vervolgens een vragenlijst. Daaruit bleek dat een kwart van de medewerkers het helemaal zag zitten! Bovendien speelde Gemeente Oss vooral in op de voordelen voor de medewerkers: ‘je verliest 1 werkplek, maar krijgt er vele voor in de plaats’.

Voorloper
Destijds ging Gemeente Oss zelf met haar medewerkers een kijkje nemen bij voorlopers op het gebied van Het Nieuwe Werken. Nu zijn het juist die andere bedrijven die een busreis naar Oss organiseren om te zien hoe de gemeente hen intussen heeft ingehaald. Gemeente Oss kan zichzelf vandaag een moderne, flexibele en duurzame werkgever noemen met één van de meest vernieuwende kantoorconcepten.

Lees ook het verslag van de bijeenkomst over Het Nieuwe Werken bij Waterschap Brabantse Delta.